Padomi, kā būt produktīvākai darba vidē

Produktivitāte iet roku rokā ar motivāciju. Ja Tu izjūti spēcīgu motivāciju veikt kādu uzdevumu vai darbību, to izdosies veikt produktīvi un ar mazāku piepūli. Tāpat, ja nav motivācijas, nav iespējams rast mērķtiecību un, šķiet, ka darbi neveicas. Kā palielināt produktivitāti un sniegt labākus rezultātus darba vidē? Reizēm, ar nelielām izmaiņām, var ieviest vairāk iedvesmas un motivācijas savās darba gaitās.

Pats pamats, lai strukturētu savu darba gaitu, ir izveidot darāmo darbu sarakstu.  Jau to veidojot, noteikti sapratīsi, kuri darbi ir sarežģītāki un, kuri – vieglāk paveicami. Lai cik vilinoši būtu vienkāršie uzdevumi, pamēģini sākt ar grūtākajiem. Iespējams, grūto uzdevumu nepaveiksi ar vienu piegājienu, taču tam izdosies veltīt vairāk enerģijas, nekā tad, ja sāktu ar vieglākiem uzdevumiem.

Vērtīgs rīks, ko var izmantot šādai uzdevumu prioritizēšanai, ir Eizenhauera matrica. Darāmos darbus vari sadalīt matricas četros kvadrantos pēc uzdevumu svarīguma un tā, cik steidzami tie jāpaveic. Tā varēsi saprast, kurus pienākumus veikt pirmos un, kurus var deleģēt citiem, tā netērējot tiem savu enerģiju un laiku.

Šis likums paredz, ka no veseluma tikai 20% ir rezultatīvākie. Kā Vilfredo Pareto, itāļu ekonomists, savulaik veica aprēķinu, ka 80% zemes Itālijā pieder 20% iedzīvotāju. Tā šo principu tagad var pielietot daudzās jomās, piemēram, uzņēmējdarbībā, kur 80% ienākumu nodrošina 20% klientu. Arī plānojot savu ikdienu, ir nepieciešams noteikt, kuri 20% no veicamajiem darbiem ir primāri veicami, jo tos veicot pirmos, iegūsi vairāk.

Sākt ar apjomīgiem darbiem ir viena pieeja, kā veicināt produktivitāti, taču vienāda pieeja neder visiem. Izmēģini apjomīgo darbu pārdali nelielākos uzdevumos. Tā varēsi veltīt vairāk uzmanības veicamajam darbam un paveikt to rūpīgāk, jo pārzināsi detaļas.

Mūsdienu vidē Tu noteikti esi pakļauta daudz dažādiem impulsiem ikdienā, tostarp darba vidē. Neskaitāmas lietas spēj novērst uzmanību, it īpaši tad, ja cenšamies rast motivāciju darbu izpildei. Lai arī parasti šādus uzmanības novērsējus Tu centies ignorēt, efektīvāk būtu pievērst tiem uzmanību un pierakstīt tos. 

Runājot par uzmanības novērsējiem, svarīgi ir neveikt vairākus uzdevumus vienlaicīgi. Tev var šķist, ka uzmanību ir iespējams efektīvi sadalīt, taču tad katrs no darbiem, ko Tu veic, nesaņem pilnīgu koncentrēšanos un netiek veikts tik rūpīgi. Atceries, ka pievēršot darbam mazāk uzmanības, būs nepieciešams ilgāks laiks tā paveikšanai. Izmēģini pilnībā koncentrēties uz vienu lietu, iespējams, tā spēsi ātrāk pabeigt atsevišķus darbus un ķerties pie nākamajiem!

Kad kaut kas novērš uzmanību un Tu nespēj pilnībā koncentrēties, piespiest sevi turpināt strādāt nav efektīvi. Tā Tu tērēsi laiku un enerģiju sevis motivēšanā, nevis pašu uzdevumu veikšanā. Paņem nelielu pauzi no veicamajiem darbiem, vislabāk, ja darba dienas laikā pauzes būs nelielas, bet regulāras, piemēram, ik pēc 55 minūtēm. Īpaši svarīgi, ja Tava darba diena aizrit pie datora ekrāna. Tas ļaus atsvaidzināt prātu un pēc atpūtas ķerties pie darbiem ar jaunu fokusu.

Lai arī pauzes ir nepieciešamas, negaidi, kad motivācija parādīsies pati no sevis. Atceries, motivācija rodas no produktivitātes! Ja izdodas darbus veikt rezultatīvi, Tu jūties motivētāka turpināt strādāt un veikt jaunus uzdevumus. Lai iesāktu darba dienu, vari sākt ar veicamo darbu saraksta izstrādi vai lielāka uzdevuma sadalīšanu mazākos darbos. Taču atceries, neiztērē pārlieku daudz enerģijas darba uzsākšanai!

Šķiet pašsaprotami, ka laika plānošana ir saistīta ar efektivitāti un to, cik produktīvi var veikt darbu, taču bieži vien visgrūtāk ir pieturēties pie izveidotā plāna. Lai plānotu laiku var izmantot dažādas pieejas, piemēram “2 stundu risinājumu”, kad ik nedēļu tiek veltītas divas stundas, lai izplānotu un vizualizētu nākamo nedēļu.

• “zaļajā laikā” (darbs, kas nes peļņu);
• “sarkanajā laikā” (aktivitātes, kas atbalsta “zaļo laiku”, piemēram došanās uz darbu, pusdienu pauzes);
• “elastīgajā laikā” (neparedzētiem gadījumiem);
• “atpūtas laikā” (aktivitātēm, nesaistītām ar darbu).

Vissvarīgāk ir ieplānot tieši “elastīgo laiku”, tā kā nav iespējams paredzēt, kā viss notiks. Ja izdodas pieturēties pie plāna, un negadās neplānotas aizkavēšanās – lieliski! “Elastīgo laiku” varēsi veltīt atpūtai vai citiem darbiem. 

Daudz tiek runāts par laika plānošanu, taču produktivitāte un motivācija ir tiešā mērā ir atkarīga arī no enerģijas plānošanas. Būs grūti rast motivāciju, ja būsi iztērējusi spēka rezerves maznozīmīgiem darbiem. Enerģija, tāpat kā laiks, arī ir resurss, kas nepieciešams darbam. Lai lieki netērētu šī resursa rezerves, nosaki prioritātes un to, kuri veicamie darbi būs vissvarīgākie. Atceries arī neuzņemties pārāk daudz, jo arī tā var izšķiest enerģiju un laiku lietās, kur tas nav nepieciešams. Ja sāksi darba dienu, pievēršoties svarīgākajiem darbiem, paveiksi daudz vairāk un Tava darba diena kļūs produktīvāka!